Briefpapier – Was ist bei Gestaltung und Druck zu beachten?

Ein Briefpapier dient zur Übermittlung von Informationen, dies sollte unter keinen Umständen vergessen werden. Eine aufregende und Farbenfrohe Gestaltung sollte an dieser Stelle definitiv nicht verwendet werden. Bei der Farbgebung sollten Sie sich auf Ihre Hausfarbe konzentrieren und bei Bedarf mit einer, maximal zwei weiteren Farben kombinieren. Alles andere wirkt zu aufdringlich und ist zu überladen.
Worauf Sie bei der Gestaltung Ihres Ratgebers noch achten müssen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Die Grundlagen:

Das Briefpapier ist eines der wichtigsten Drucksachen eines Unternehmens. Deswegen sollte sofort erkenntlich sein, um welche Firma es sich handelt. Ihre Firma hat ein festes Corporate Design, welches auch in Ihren Drucksachen wieder zu finden sein sollte. Wenn all Ihre Druckprodukte optisch zusammen passen, wird ein einheitliches Firmenbild geschaffen, welches bei Ihren Kunden für Vertrauen sorgt. Daher sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass essentielle Elemente, wie z.B. das Logo, auch auf Ihrem Briefbogen auftauchen. Auch die Firmenfarben und Formen sollten unbedingt wieder verwendet werden. Im besten Falle passen Ihre Druckprodukte sogar zu Ihrer Internetseite damit ein komplett rundes Image geschaffen wird.

Das Format:

Es gibt unzählige verschiedene Formate, die Sie verwenden können. Sie können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen und eigene Formate verwenden. Aber ist das von Vorteil? Nein. Denn dann laufen Sie in die Gefahr, dass Ihr Briefbogen in keinen Briefumschlag passt. Nicht nur von der Größe, sondern auch die Platzierung von den Daten des Empfängers. Diese müssen durch das Fenster des Briefumschlages erkenntlich sein, sonst kann der Postbote im schlimmsten Falle nicht erkennen, an welchen Empfänger der Brief ausgetragen werden soll und kommt dann gar nicht an.
Im Normalfall werden Briefe nach der DIN 5008 Vorlage strukturiert. Diese richtet sich nach dem bekannten DIN A4 Format aus, welches die Maße 21,0 cm x 29,7 cm beträgt. Hierbei ist die Struktur des Briefes sehr viel wichtiger, als es zunächst scheint. Jedes Textbasierte Element, wie zum Beispiel der Empfänger und der Absender, hat einen bestimmten Ort, an den die Information gehört. Jeder kennt den Aufbau eines Briefes. Wenn dieser nicht eingehalten wird, kann Ihr Briefbogen schnell unprofessionell aussehen. Aber keine Sorge: Der Aufbau für einen Briefbogen ist bei weitem nicht so kompliziert, wie bei anderen Druckprodukten.

Das Papier:

Die Auswahl Ihres Papieres trägt zum ersten Eindruck des Empfängers eine ganze Menge bei. Natürlich können sie sich für dickes, sehr edles Papier entscheiden. Oder auch das einfache, herkömmliche Druckerpapier aus dem Supermarkt. Aber welches ist wirklich die beste Wahl? Diese Frage lässt sich nicht so einfach verallgemeinern. Denn dies kommt immer darauf an, wie viele Briefe sie verschicken. Ein Papier mit besonderer Beschichtung oder dickerer Grammatur ist teurer als ein dünneres Papier. Wenn sie drei Seiten verschicken wollen, können sie das mit 80g DIN A4 Papier noch im Standartporto machen. Je schwerer das Papier ist, desto weniger Bogen können mit dem Standartporto versendet werden. Also ist bei einer stärkeren Grammatur nicht nur so, dass es in der Anschaffung mehr kostet, sondern auch die Versandkosten steigen bei mehrseitigen Briefen. Für welches Papier Sie sich entscheiden ist dementsprechend von Ihrem Budget und Ihrer persönlichen Präferenz abhängig. Jedoch sollte man eines bedenken: Der Empfänger wird sofort bemerken, wie hochwertig das Papier ist.

Die Gestaltung:

Wie bereits erwähnt, sollten Sie auf mehr als drei Farben verzichten damit Ihr Briefbogen harmonisch und nicht zu überladen wirkt. Es gibt trotzdem viele verschiedene Arten, Ihren Briefbogen individuell zu gestalten.
Oft wird bei einem Briefbogen eine Umrandung verwendet. Diese ist häufig nicht nur ein schönes Gestaltungselement, sondern sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihr Text nicht zu nah an die Kante kommt und sich somit in einem geschützten Bereich aufhält. Besonders wichtig ist der Abstand zur linken Blattkante. Wenn der Text nicht rechts genug platziert wurde, kann es nämlich passieren, dass der Text beim abheften nicht mehr lesbar ist.
Im Allgemeinen wird bei Briefbögen oft mit Verläufen oder geometrischen Formen gearbeitet. Hierbei sollte aber definitiv immer darauf geachtet werden, dass nicht zu viel Gestaltung stattfindet, da diese den Platz für Text wegnehmen kann.
Weitere schöne Varianten wären nur den Briefkopf oder eine Spaltenstruktur.

Bei der Schrift sollten sie vorzugsweise eine serifenlose Schriftart wählen. Schriftarten mit Serifen können Sie auch verwenden, aber unbedingt vermeiden sollten Sie verschnörkelte Schriften. Ihre Schrift sollte vor allem bei kleineren Schriftgrößen gut lesbar sein, denn Lesbarkeit ist Ihr A und O. Optimal ist eine Größe von 10 bis 12 Punkt, drüber und drunter sollten Sie vermeiden.

Der Brieffuß:

In dem Brieffuß, oder auch der Fußzeile, finden Sie die gesetzlichen Angaben. Dort werden gesetzliche Angaben fest gehalten. Darunter fallen: Name des Geschäftsführers, Firmenanschrift , IBAN und BIC, Handelsregisternummer, Kontonummer, Telefonnummer oder die Steuernummer. Je nach Unternehmensform können die Vorgaben für die Informationen in der Fußzeile auch variieren.

Die Ziffern:

Es gibt viele verschiedene Arten, wie Ziffern gegliedert werden können, aber nicht alle sind richtig. Bei der Gliederung von Telefonnummern hat sich etwas geändert, denn heute werden diese nicht mehr richtig gegliedert, sonder die Vorwahl wird von der Rufnummer abgesetzt. Zum Beispiel: +49 123 4567-891. Die Landesvorwahl für Deutschland lautet 0049, wird aber auf einem Briefbogen mit +49 abgekürzt. Diese Variante gilt aber nur für den ausländischen Schriftverkehr. Wenn Sie nur in Deutschland verkehren, wird sie wie folgt gegliedert: 0123 4567891 – also wird die Vorwahl vom Rest getrennt. Eine Durchwahl wird mit einem Bindestrich hinten an die Nummer ran gehangen. Z.B. 0123 4567891-11.
Bei den Kontodaten werden nur noch die IBAN und BIC angegeben, die wie gewohnt zu Gliedern sind.

Zu kompliziert?

Bei einem Briefbogen muss man viel beachten. Wir verstehen unser Handwerk und haben uns durch jahrelange Erfahrung das nötige Know-How angeeignet. Gerne nehmen wir Ihnen die Arbeit ab und gestalten Ihnen den perfekten Briefbogen für die optimale Kommunikation.